Daten doppelt eingeben? So verbindest du deine Programme richtig

Der Artikel heißt in der Buchhaltung „Stahlrohr 40x2" und im Lager „SR-40-2-VA", und niemand weiß sicher, ob das dasselbe ist. Genau hier beginnt ein Problem, das viele Betriebe gar nicht als Problem wahrnehmen: Deine Leute geben dieselben Daten in mehreren Programmen von Hand ein, sodass Kunden, Artikel und Preise in jedem Programm aufs Neue erfasst werden.

Schluss mit Doppelarbeit. Kunden, Artikel und Preise müssen nicht in jedem Programm neu von Hand eingetippt werden.

In diesem Artikel liest du, warum das passiert, was sich hinter den Begriffen Schnittstelle und API verbirgt und welche zwei Wege es gibt, damit deine Programme die Daten von allein austauschen.

Warum die gleichen Daten in jedem Programm neu landen

In den meisten Betrieben läuft jedes Programm für sich. Die Buchhaltung arbeitet mit ihrem Tool, das Lager mit einem anderen und der Shop mit einem dritten. Für sich genommen ist jedes davon sauber gepflegt, nur tauschen sie untereinander keine Daten aus. Also legt jemand den Kunden einmal an und tippt ihn anschließend ins nächste Programm, was man Doppelerfassung nennt und was in vielen Firmen längst zum Alltag gehört.

Der eigentliche Schaden entsteht erst danach. Weil jede Änderung nur an einer Stelle gemacht wird, laufen die Datenstände mit der Zeit auseinander, und beim Abtippen schleichen sich Fehler ein, etwa ein vertauschter Buchstabe oder ein Zahlendreher in der Postleitzahl. Irgendwann verlässt sich niemand mehr auf die offiziellen Zahlen, und jeder legt sich seine eigene Excel-Liste an, die nur er selbst versteht. Das ist kein Zeichen schlechter Arbeit, sondern die nachvollziehbare Reaktion darauf, dass die Programme nicht miteinander verbunden sind.

Bevor wir zu den Lösungen kommen, lohnt sich ein kurzer Blick auf zwei Begriffe, die in diesem Zusammenhang ständig fallen.

Was ist eine Schnittstelle, und was eine API?

Beide klingen technischer, als sie tatsächlich sind. Eine Schnittstelle ist nichts anderes als die Stelle, an der zwei Programme Daten aneinander übergeben. Statt dass ein Mensch dazwischensitzt und abtippt, reichen die Programme sich die Daten direkt weiter.

Eine API legt fest, auf welchem Weg das geschieht. Man kann sie sich als eine Art Regelwerk vorstellen, das beschreibt, wie ein Programm seine Daten bereitstellt und Anfragen anderer Programme entgegennimmt. Weil diese Regeln klar definiert sind, weiß jedes andere Programm genau, wie es andocken kann.

Die heute gängigste Form davon ist die REST API. Sie nutzt dieselbe Technik wie der Aufruf einer Webseite und gilt inzwischen als Standard. Wenn ein Anbieter also sagt, seine Software habe eine REST API, bedeutet das vor allem eines: Das Programm lässt sich anbinden. Fehlt diese Schnittstelle dagegen, wird eine Verbindung aufwändig oder sogar unmöglich. Damit ist auch der Unterschied zwischen den beiden Wegen angelegt, die jetzt folgen.

Weg 1: Programme verbinden

Der erste Weg lässt deine bestehenden Programme stehen und verbindet sie über ihre Schnittstellen. Sobald beide Seiten eine API mitbringen, läuft der Datenaustausch automatisch und in Echtzeit, ohne dass noch jemand etwas abtippen muss.

Wie das im Alltag aussieht, zeigt ein einfaches Beispiel: Du legst einen neuen Kunden im CRM an, und im selben Moment steht er auch in der Buchhaltung. Ändert sich ein Artikelpreis im Lager, ist er sofort im Shop aktuell. Die häufigste Fehlerquelle, also der Mensch, der Daten von einem Programm ins andere kopiert, fällt damit weg.

Dieser Weg passt vor allem dann, wenn deine Programme grundsätzlich gut zu dir passen und du sie nicht austauschen, sondern lediglich miteinander verbinden willst. Welche Programme sich anbinden lassen und wie eine solche Verbindung entsteht, zeigen wir auf unserer Seite zur Schnittstellen-Entwicklung.

Weg 2: Ein Programm für alles

Der zweite Weg setzt eine Ebene tiefer an, denn statt viele Programme miteinander zu verbinden, ersetzt du sie durch ein einziges. Ein ERP wie Odoo bündelt Verkauf, Lager, Einkauf und Buchhaltung in einem Programm, sodass es nur noch einen Datenstand gibt und sich die Frage, ob ein Artikel nun so oder anders heißt, gar nicht mehr stellt.

Viele zögern an dieser Stelle, weil sie ihre spezielle Branchensoftware nicht ablösen können oder wollen. Das ist auch nicht nötig, denn solche Spezialprogramme dürfen weiterlaufen. Über ein passend eingerichtetes Importformular wandern ihre Daten trotzdem sauber ins ERP, ohne dass irgendwo wieder abgetippt werden muss.

Dieser Weg lohnt sich vor allem dann, wenn über die Jahre zu viele Programme zusammengekommen sind und niemand mehr den vollen Überblick hat. Wie der Umstieg auf ein zentrales Programm abläuft und welche Bereiche es abdeckt, liest du in unserer Odoo-Übersicht.

Fazit: Daten an einer Stelle pflegen, nicht an fünf

Welcher der beiden Wege der richtige ist, hängt von deinem Setup ab, also von der Zahl deiner Programme und davon, wie gut sie heute zu dir passen. Das Ergebnis ist in beiden Fällen dasselbe: Du pflegst deine Daten nur noch an einer Stelle, und alle anderen Programme arbeiten mit demselben Stand.

Solange jeder dieselben Informationen neu eintippt, wächst mit jedem zusätzlichen Auftrag auch die Abtipparbeit mit. Laufen die Daten dagegen automatisch, bleibt dir und deinem Team mehr Zeit für das eigentliche Geschäft.

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