Odoo Migration: Warum du deine Stammdaten nicht 1:1 mitnehmen solltest

Stell dir ein schwarzes Shirt in Größe M vor, das es in deinem Warenwirtschaftssystem fünfmal gibt. Einmal steht die Größe im Feld size, einmal in size_shirt, die Farbe heißt mal black, mal schwarz und mal blk, und einer der Einträge wurde laut System im Jahr 20022 angelegt. Ein paar Zeilen weiter liegt ein Artikel namens TEST ARTIKEL NICHT LÖSCHEN.

So oder ähnlich sieht die Datenlage in den meisten Altsystemen aus, und das liegt selten an schlechter Arbeit. Jemand brauchte eine neue Information, und ein neues Feld anzulegen ging schneller, als zu prüfen, ob es schon eins gibt. Ein Pflichtfeld war im Weg, also wurde ein Punkt eingetragen. Über Jahre sind das lauter nachvollziehbare Einzelentscheidungen, die zusammen ein Problem ergeben, das spätestens bei der Odoo Migration auf den Tisch kommt.

Warum Stammdaten bei der Odoo Migration so viel Zeit fressen

Stammdaten sind die Informationen, die sich selten ändern und auf denen alles andere aufbaut: Artikel, Kunden, Lieferanten, Preise. Jeder Auftrag, jede Rechnung und jede Bestellung greift auf sie zurück. Wenn diese Grundlage unsauber ist, zieht sich der Fehler durch Lager, Einkauf und Reporting.

Bei einer ERP-Einführung wird genau das sichtbar, denn das neue System verlangt Entscheidungen, die im alten nie jemand treffen musste. Deshalb ist die Stammdatenbereinigung in fast jedem Projekt der unspektakulärste und gleichzeitig einer der zeitintensivsten Teile. In der Praxis rechnen wir hier mit mehreren Wochen bis Monaten, und ein großer Teil davon ist Abstimmung im eigenen Haus und nicht Technik.

Was bei einer Odoo Migration wirklich rausfliegt

In einem Projekt im Einzelhandel sind wir von SAP zu Odoo gewechselt. Im Altsystem lagen rund 20.000 Artikel mit 130 Feldern. In Odoo angekommen sind etwa 10.000 Artikel mit 80 Feldern, also die Hälfte der Artikel und rund 40 Prozent weniger Felder.

Die Artikel, die nicht mitkamen, ließen sich drei Gruppen zuordnen. Ein Teil waren Dubletten, also derselbe Artikel mehrfach angelegt. Ein weiterer Teil waren Karteileichen, historische Artikel, die seit Jahren niemand mehr angefasst hatte. Dazu kamen Platzhalter ohne echten Inhalt, die irgendwann angelegt und nie befüllt wurden.

Bei den Feldern sah es ähnlich aus. Oft beschrieben mehrere Felder dieselbe Eigenschaft für verschiedene Warengruppen, sodass es die Farbe je Kategorie in einem eigenen Feld gab, obwohl überall das Gleiche drinstand. Ebenso gab es mehrere Felder, in denen im Grunde jeweils eine Artikelbeschreibung stand. Solche Felder lassen sich zusammenführen, ohne dass Information verloren geht.

Stammdaten bereinigen mit KI, Python und Excel

Den Großteil der Bereinigung haben wir mit KI erledigt, weil sie gut darin ist, Muster zu erkennen, die in 20.000 Zeilen kein Mensch zuverlässig findet, etwa dass blk und schwarz dasselbe meinen. Bevor Daten in ein KI-Modell gehen, muss allerdings klar sein, was hinein darf und was nicht. Wir anonymisieren die Daten vorher und prüfen, welche Felder überhaupt nötig sind.

Bei sensiblen Daten setzen wir auf eine lokale KI. Damit ist ein Sprachmodell gemeint, das auf eigener Hardware läuft, sodass die Daten das Unternehmen nie verlassen. Für die eigentliche Umformung der Daten kommt Python zum Einsatz, und am Ende landet trotzdem vieles in Excel, weil dort der Fachbereich prüft und freigibt. Ganz ehrlich wird manches auch von Hand übertragen, und das gehört zu einer realistischen Planung dazu.

Varianten oder eigener Artikel? Eine Faustregel für Odoo

Eine Frage stellt sich bei fast jeder Odoo Migration im Handel: Sind das Herren- und das Damenshirt zwei Varianten desselben Produkts oder zwei eigene Artikel? Eine Variante ist in Odoo eine Ausprägung eines Produkts, etwa Größe oder Farbe, die sich Namen, Beschreibung und viele Einstellungen mit dem Hauptprodukt teilt. Im alten System war jede Zeile einfach ein Artikel, im neuen muss sich jemand festlegen.

Unsere Faustregel lautet: Wenn du zwei Dinge mit dem gleichen Namen verkaufst, ist die Chance hoch, dass es Varianten eines Produkts sind. Gleiches sollte unter einem Produkt zusammengefasst werden. Die Erfahrung zeigt außerdem, dass es mit der Zeit eher mehr Produkte werden als weniger, weshalb es sich lohnt, die Zahl der Produkte klein zu halten und lieber mit mehr Varianten zu arbeiten. Es gibt technische Sonderfälle, in denen Varianten nicht passen, doch die Leitfrage bleibt immer dieselbe: Was passiert später mit dem Artikel, und in welchen Kanal oder Prozess muss er?

Warum eine 1:1-Migration selten sinnvoll ist

Alles eins zu eins mitzunehmen geht meistens irgendwie, nur ist der Zeitaufwand dafür sehr hoch und lohnt sich selten. Mit dem Wechsel des ERP-Systems ändern sich ohnehin Prozesse, und damit ändert sich auch, welche Daten du überhaupt brauchst.

Als Entscheidungshilfe nutzen wir vier Fragen. Daten sollten mit, wenn du sie brauchst für

• historisches Reporting und Auswertungen,
• den Verkauf,
• den Einkauf,
• die Produktion.

Trifft keine der vier Fragen zu, lohnt sich die Gegenfrage, ob du diese Daten wirklich brauchst. Diese Entscheidung kann dir kein Berater abnehmen. Ein Odoo Partner kann einschätzen, welche technischen Folgen eine Entscheidung hat, doch welche Daten mitkommen und auf welche ihr verzichtet, muss im Unternehmen selbst geklärt werden, weil ihr mit den Daten auch nach dem Go-live arbeitet.

Wie deine Stammdaten nach dem Go-live sauber bleiben

Damit das neue System in drei Jahren nicht genauso aussieht wie das alte, suchen wir eine Balance. Über Module richten wir in Odoo Pflichtfelder ein, die einen Mindeststandard pro Artikel sicherstellen. Gleichzeitig halten wir sie bewusst knapp, denn zu viele Pflichtfelder führen nur dazu, dass irgendetwas eingetragen wird, damit man weiterkommt. Manchmal ist der Preis beim Anlegen eines Artikels schlicht noch nicht bekannt, und das ist in Ordnung.

Im besten Fall gibt es im Unternehmen eine Person, die für die Stammdaten verantwortlich ist. In der Praxis reißt sich allerdings kaum jemand um diese Aufgabe. Hier helfen die KI-Felder, die Odoo seit Version 19 anbietet. Sie können Werte automatisch erzeugen oder vorschlagen, basierend auf dem Kontext des Datensatzes und vorhandenen Daten, und eignen sich besonders für Produktbeschreibungen oder dafür, aus unstrukturierten Angaben strukturierte Inhalte zu machen. So entsteht auch bei minimaler Eingabe ein einheitlicher Standard. Beachte dabei, dass KI-Felder über die Studio-App oder ein Eigenschaftsfeld angelegt werden und die Installation von Studio Auswirkungen auf deinen Odoo-Tarif haben kann.

Fazit: Weniger mitnehmen, dafür sauber

Eine Odoo Migration ist die beste Gelegenheit, mit gewachsenem Datenballast aufzuräumen. Wer sich vorher auf klare Regeln einigt, spart sich Wochen vor Excel-Tabellen und startet mit einem System, das nicht schon am ersten Tag unübersichtlich ist. Wenn du gerade vor dieser Entscheidung stehst, sprich uns an. Als Odoo Partner begleiten wir Migrationen im DACH-Raum von der Datenbereinigung bis zum Go-live. Wie wir dabei vorgehen, zeigt die Seite zur Odoo Beratung und Implementierung.