Odoo Implementierung: In 6 Wochen zum Go-Live

IT-Implementierungen klingen für viele nach abstrakten Prozessen und komplizierten Tabellen. Doch das muss nicht sein. Wir haben kürzlich für einen unserer Kunden Odoo eingeführt. Odoo ist ein extrem leistungsstarkes System, wirkt mit seinen vielen Modulen aber auf den ersten Blick überfordernd. Damit der Prozess für dich greifbar wird, haben wir unsere Arbeit dokumentiert.

Woche 0: Planen, planen, planen

Bevor wir die erste Zeile Code anfassen, klären wir die Rahmenbedingungen: Was sind die Ziele? Was läuft im aktuellen System gut und wo hakt es? Wir unterscheiden klar zwischen „Must-haves“ und „Nice-to-haves“. Dazu spielen wir immer eine Runde “Wünsch-dir-was”: Was wäre am Ende das perfekte Ergebnis? Und wie lässt sich das technisch umsetzen? Wir versuchen, individuelle Wünsche technisch so nah wie möglich umzusetzen. Parallel planen wir den zeitlichen Ablauf: Wann startet die Einführung? Welche Module werden wann umgesetzt? Wir erstellen eine Roadmap für das Projekt. Gemeinsam legen wir auch fest, wie Kommunikation und Austausch im Projekt ablaufen. Uns liegt es am Herzen, dass bei der Umsetzung am Ende auch genau das rauskommt, was du dir wünscht. Daher nehmen wir uns auch genug Zeit, interne Prozesse zu verstehen und den Ablauf je nach Projekt zu personalisieren.

Woche 1-2: Vorbereitung & Datensicherheit

Die Implementierung startet mit dem alten System, genauer gesagt, mit der Datensicherung. Wir exportieren alles und erstellen zwei Backups. Eine Version bleibt als „Sicherheitsnetz“ unangetastet, damit garantiert keine Daten verloren gehen. Die zweite Version bereiten wir auf. Bildlich gesprochen: Wir wühlen uns durch die alten Aktenschränke, sortierten Dokumente auf Stapel und ordnen sie den verschiedenen Bereichen in Odoo zu. So können wir genau verstehen, womit wir arbeiten. Danach folgen erste Testimporte für Produkte und Kontakte. Dabei prüfen wir, wo mögliche Fehlerquellen liegen und optimieren Schritt für Schritt. Ein bisschen Trial and Error gehört hier dazu, bis wir die beste Lösung für die vorliegenden Daten gefunden haben.

Woche 2-3: Das Fundament steht

Jetzt legen wir das Fundament: den Datenimport. Wir importieren die finalen Daten für Produkte, Artikel, Kontakte und Lieferanten. Das ist die Basis für alles Weitere. Anschließend konfigurieren wir die Kernmodule von Odoo: POS (Point of Sale), Website und Lagerverwaltung. Da unser Kunde einen Onlineshop betreibt, muss die Kommunikation zwischen diesen Modulen perfekt sitzen. Damit alles reibungslos läuft und nutzerfreundlich bleibt, arbeiten wir parallel an individuellen Details: Wir pflegen Preislisten ein, erstellen Dokumenten-Layouts im Corporate Design und optimieren die Volltextsuche, damit du später schneller ans Ziel kommst.

Woche 3-6: Lager, Kasse und Nutzer

Implementierung findet nicht nur am Bildschirm statt. Gemeinsam mit unserem Kunden haben wir das Lager eingerichtet. Wir ordnen jedem Produkt den richtigen Platz zu. Mit Regalnummern und Barcodes pflegen wir diesen Platz in Odoo ein. Bei Kunden aus der Lebensmittelbranche ist der Überblick über das Lager besonders wichtig, um zu vermeiden, dass Lebensmittel schlecht werden und nicht mehr verkauft werden können. Das Mindesthaltbarkeitsdatum pflegen wir also auch immer direkt mit ein. Gleichzeitig fertigen wir Stücklisten für alle Artikel an. Und wenn wir alle Artikel sagen, meinen wir auch wirklich alle. Nicht nur die, die am Ende verkauft werden sondern auch alle Gläser, Etiketten und Inhalte, die für die Produktion gebraucht werden.
Sowohl Onlineshop als auch die Kasse im lokalen Verkauf binden wir dann an die Infrastruktur in Odoo an. Dafür verbinden wir Odoo mit TeleCash, das bei unserem Kunden die bargeldlose Zahlung ermöglicht. Bei diesem Projekt war die große Herausforderung, dass es eine Mischung aus B2B und B2C Preisen gibt. Das bedeutet verschiedene Preislisten mit oder ohne Mehrwertsteuer, was das Ganze komplizierter einzurichten macht. Für die verschiedenen Nutzer des Odoo Systems müssen immer Rollen festgelegt werde. Fast so wie in Echt. Jemand ist zuständig für Verkauf, jemand für das Lager und nochmal jemand für die Abrechnung. Parallel schulen wir die Mitarbeiter im neuen System, denn die beste IT nützt nichts, wenn sie nicht richtig bedient wird.

Go Live: Der Moment der Wahrheit

Kurz vor dem Start der Schreckmoment: Die Instanz war durch ein technisches Problem kurzzeitig nicht erreichbar. Solche Dinge passieren leider hin und wieder mal, sind aber Stress pur für alle Beteiligten. Wir haben einen ganzen Tag verloren, aber das System so schnell wie möglich stabilisiert. Vor dem eigentlichen Go Live folgt der User Acceptance Test (UAT). Der Kunde prüft, ob Odoo die Geschäftsanforderungen im realen Arbeitsalltag erfüllt und wie benutzerfreundlich das Programm dabei ist. Und dabei tauchen immer noch Probleme auf. Damit rechnen wir auch. Bei einem fundamentalen Wechsel wie dem zu Odoo ist es völlig normal, dass in einem gewachsenen Unternehmen Fehler passieren oder Details vergessen werden. Gewohnheiten zu ändern braucht Zeit.

Das Ergebnis: Technik, die verändert

Die ersten Wochen im Live-Betrieb nutzen wir dafür, das System im Feinschliff anzupassen. Auffälligkeiten und Optimierungswünsche werden noch mit reingenommen. Aber schon direkt nach der Implementierung sind erste Erfolge sichtbar. Die Inventur dauert plötzlich nur noch eine Stunde und macht auch noch Spaß. Alle Produkte im Online-Shop sind Up-to-Date und Bestelleingänge erscheinen in Echtzeit. Auch der Versandprozess ist massiv vereinfacht.

Und für uns das Beste: Der Kunde hat durch die neue Transparenz direkt alte, zu komplizierte Preisstrukturen hinterfragt. Genau das ist unser Ziel. Prozesse nicht nur digitalisieren, sondern sie einfacher und besser machen.