Wie lange dauert eine Odoo-Einführung?

Eine Odoo-Einführung dauert für die meisten mittelständischen Betriebe zwischen zwei und sechs Monaten, gerechnet vom ersten Konzept bis zu dem Tag, an dem alle Abteilungen produktiv mit dem System arbeiten. Für ein Unternehmen mit dreißig bis achtzig Mitarbeitern sind drei bis sechs Monate realistisch. Wie lange es im Einzelfall wirklich wird, hängt aber weniger an der Software als an der Größe der Organisation, der Zahl der Prozesse und vor allem an der Frage, wie viele Daten aus den alten Systemen übernommen werden müssen.

Drei bis sechs Monate für einen Betrieb mit dreißig bis achtzig Mitarbeitern sind eher die Untergrenze als ein großzügiger Puffer.

Dieser Artikel ordnet ein, wovon die Dauer abhängt, welche Phasen ein Projekt durchläuft und welche Variablen den Zeitrahmen am stärksten verschieben.

Warum die Mitarbeiterzahl die Dauer bestimmt

Der wichtigste Hebel für die Dauer ist die Größe des Unternehmens, und das hat einen einfachen Grund. Mit jedem zusätzlichen Bereich kommen eigene Abläufe hinzu, und jeder dieser Abläufe muss vor der Umsetzung geklärt und entschieden werden. Ein Betrieb mit acht Personen hat oft kurze Wege und eine Person, die entscheidet. Ein Betrieb mit achtzig Personen hat Einkauf, Vertrieb, Lager, Buchhaltung und Geschäftsführung, die alle mitreden, und damit deutlich mehr Abstimmungsrunden, bevor überhaupt etwas eingerichtet wird.

Als grobe Orientierung haben sich aus der Praxis folgende Richtwerte ergeben. Sie sind keine Garantie, sondern eine Spanne, in der sich vergleichbare Projekte häufig bewegen:

• bis 10 Mitarbeiter: oft 1 bis 2 Monate
• 10 bis 30 Mitarbeiter: meist 2 bis 4 Monate
• 30 bis 80 Mitarbeiter: realistisch 3 bis 6 Monate
• 80 Mitarbeiter und mehr: 6 bis 12 Monate und mehr

Wichtig dabei ist, dass diese Zahlen nicht die reine Arbeitszeit am System beschreiben, sondern den gesamten Projektzeitraum samt interner Klärung. Genau diese Klärung erklärt, warum größere Betriebe nicht doppelt, sondern oft um ein Vielfaches länger brauchen.

Die Phasen einer Odoo-Einführung

Damit die Spanne greifbarer wird, hilft ein Blick darauf, wie sich ein Projekt zusammensetzt. Eine Einführung läuft in der Regel in fünf Phasen ab, die zeitlich teils ineinandergreifen.

Am Anfang steht die Konzeption, in der entschieden wird, welche Prozesse so bleiben und welche umgebaut werden. Diese Phase dauert häufig vier bis acht Wochen und wird am stärksten unterschätzt, weil an ihr keine Software, sondern Menschen mit unterschiedlichen Interessen beteiligt sind. Darauf folgt die Konfiguration, in der Odoo nach diesen Entscheidungen eingerichtet und angepasst wird. Parallel oder direkt im Anschluss läuft die Datenmigration, also die Übernahme der vorhandenen Daten aus den Altsystemen. Danach kommen Test und Schulung, in denen die Abläufe geprüft werden und die Mitarbeiter den Umgang mit dem System lernen. Den Abschluss bildet der Go-Live mit einer anschließenden Stabilisierungsphase, in der die letzten Fehler im laufenden Betrieb ausgeräumt werden.

Der Begriff Go-Live taucht in diesem Zusammenhang oft auf und meint schlicht den Tag, an dem das alte System abgelöst ist und alle produktiv mit Odoo arbeiten. Der gesamte Weg dorthin, von der Planung bis zu diesem Tag, wird als Rollout bezeichnet. Das eigentliche Einrichten der Software ist also nur ein Abschnitt davon und meistens nicht der längste.

Die größten Variablen für den Zeitrahmen

Über die reine Größe hinaus gibt es einige Faktoren, die ein Projekt deutlich verlängern oder verkürzen können. Der mit Abstand größte ist die Datenmigration.

Datenmigration bedeutet, dass die bestehenden Daten aus den alten Programmen in das neue System übertragen werden, also etwa Kunden, Artikel, Lieferanten, offene Rechnungen und Lagerbestände. Aufwendig wird das selten wegen der Menge, sondern wegen der Qualität. Wenn Daten über Jahre in verschiedenen Tabellen und Programmen gepflegt wurden, sind sie oft uneinheitlich, doppelt vorhanden oder unvollständig, und sie müssen vor der Übernahme bereinigt und sauber zugeordnet werden. Je unordentlicher der Ausgangszustand, desto länger dauert dieser Schritt.

Daneben wirken weitere Variablen auf den Zeitrahmen. Die Zahl und Komplexität der abzubildenden Prozesse spielt eine Rolle, ebenso die Frage, wie viele Schnittstellen zu anderen Programmen wie Shop, Versand oder Zahlungsanbietern nötig sind. Auch wie schnell intern Entscheidungen getroffen werden und wie verfügbar die beteiligten Mitarbeiter neben dem Tagesgeschäft sind, verschiebt den Plan spürbar. Als Faustregel lassen sich rund achtzig Prozent eines Projekts mit Standardfunktionen abbilden, während die restlichen zwanzig Prozent mit eigener Logik darüber entscheiden, ob das System im Alltag wirklich trägt, und genau diese zwanzig Prozent kosten überproportional viel Zeit.

Was eine Einführung beschleunigt

Vieles davon lässt sich nicht beeinflussen, einiges aber sehr wohl, und hier liegt der größte Spielraum für den Zeitplan. Projekte laufen erfahrungsgemäß dann zügig, wenn die wichtigsten Abläufe vorab sauber beschrieben sind, wenn eine Person mit Entscheidungsbefugnis benannt ist, sodass sich Abstimmungen nicht ziehen, und wenn die Altdaten schon vor der Migration aufgeräumt wurden. Diese Vorarbeit benötigt keinen Dienstleister und kann begonnen werden, lange bevor ein Partner am Tisch sitzt. Wer sie früh erledigt, verkürzt vor allem die Konzeptionsphase, die sonst den größten Block ausmacht. Wie eine Odoo-Einführung von der Beratung bis zum Go-Live im Detail abläuft, beschreibt die Seite zur Odoo Beratung und Implementierung.

Fazit: realistisch planen statt knapp kalkulieren

Wie lange eine Odoo-Einführung dauert, lässt sich nicht pauschal beantworten, aber gut eingrenzen. Kleine Betriebe sind oft in wenigen Wochen so weit, mittelständische Unternehmen mit dreißig bis achtzig Mitarbeitern sollten drei bis sechs Monate einplanen, größere Organisationen entsprechend mehr. Den Ausschlag geben dabei nicht die technischen Schritte, sondern die internen Entscheidungen und die Datenmigration. Ein zu knapp gewählter Zeitplan spart selten Zeit, weil abgekürzte Tests und halbe Entscheidungen sich nach dem Go-Live rächen. Wer von Anfang an realistisch plant, kommt am Ende schneller zu einem System, das wirklich trägt. Weitere Beiträge rund um ERP und Digitalisierung sowie den Newsletter gibt es im Blog von co-dex.