OpenWebUI: Wie wir alle KI-Modelle zentral steuern und im Unternehmen nutzen

So setzen wir OpenWebUI und GPT im Unternehmen ein

Wer regelmäßig mit ChatGPT, Claude oder anderen KI-Tools arbeitet, kennt das Problem. Ein Chat nach dem anderen versinkt irgendwann im Daten-Nirvana. Strukturen gehen verloren. Wissen lässt sich kaum wiederfinden. Im Arbeitsalltag tauchen immer mehr smarte KI-Tools auf, doch oft herrscht Chaos im Tool-Dschungel. Genau das wollten wir ändern.

Wir wollten nicht jedem neuen KI-Tool hinterherlaufen, sondern KI für das Unternehmen nachhaltig nutzbar machen. OpenWebUI war unsere Lösung. Die Plattform hilft uns, Künstliche Intelligenz zentral, flexibel und teamübergreifend zu steuern. Unsere KIs lernen dazu, unser Wissen wächst mit – und nichts verschwindet mehr in der Mülltonne.

Was ist OpenWebUI?

OpenWebUI ist eine offene Benutzeroberfläche, die den Zugang zu modernen KI-Modellen wie GPT4, Claude und Co. bündelt. Statt für jede Aufgabe ein neues Tool zu suchen, gibt es eine zentrale Plattform, die verschiedene Modelle einfach zugänglich macht. Über eine eigene Wissensdatenbank und offene Schnittstellen steuern Unternehmen ihre KI-Nutzung flexibel und behalten die Kontrolle.

So setzen wir OpenWebUI ein

Wir hosten OpenWebUI auf einem eigenen Server. So haben wir Daten und KI-Modelle immer unter voller Kontrolle. Ein paar Beispiele aus unserem Alltag:

• Mail-Assistent: Optimiert Mails, schreibt Vorlagen und sortiert Anfragen vor.
• Verwaltungsassistent: Erstellt Berichte, Protokolle oder Checklisten automatisiert.
• Rechercheassistent: Durchsucht unser Wissen und beantwortet Fragen – mit On-Demand-Zugriff auf unsere hinterlegten Dokumente.
• Promptsammlung: Alle bewährten Prompts sind in der Plattform gespeichert. So sprechen alle Kollegen die gleiche Sprache mit der KI.

Alle Mitarbeitenden greifen auf standardisierte Assistenten und Modelle zu, egal ob im Team, Projekt oder per Integration in Tools wie n8n.

Installation und Integration leicht gemacht

Für die Installation setzen wir auf Docker. Damit ist OpenWebUI zügig aufgesetzt und läuft stabil auf unserem eigenen Server. Besonders wertvoll wird die Plattform durch das Zusammenspiel mit LiteLLM. LiteLLM öffnet die Tür zu fast allen aktuellen und künftigen GPT- und LLM-Modellen sowie Open Source-KIs. Die Integration läuft über API-Keys – du wählst selbst, welche Modelle, welche Limits und welche Gruppen Zugang bekommen.

Die Grundeinrichtung ist schnell erledigt und macht uns unabhängig von einzelnen KI-Anbietern. Eigene Modelle können schnell eingebunden werden. Über die internen Wissensdatenbanken füttern wir die KIs mit unseren wichtigsten Dokumenten, sodass auch Spezialfragen präzise beantwortet werden.

Die Vorteile in der Praxis

• Volle Kontrolle: Eigener Server, eigene Konfiguration, kein Kontrollverlust an Dritte
• Kostenersparnis: Bei uns ca. 5 € pro Monat und Mitarbeitendem – günstiger als Einzellizenzen
• Flexibilität: Jede Nutzergruppe kann je nach Aufgabe die passenden Modelle nutzen
• Zentrale Wissensdatenbank: Firmenwissen wird immer besser, je mehr wir mit der KI arbeiten
• API-Integration: Anbindung an beliebte Tools wie n8n für automatisierte Workflows und Datenaustausch
• Skalierbarkeit: Eigene Funktionen lassen sich nach Bedarf integrieren, z. B. eigene Serverdienste oder Individualanwendungen

Alternative zu OpenWebUI: Was gibt es sonst noch?

Als Alternative für Unternehmen, die noch breiter aufgestellt sein wollen oder sehr spezielle Anforderungen haben, lohnt sich ein Blick auf LiteLLM als direkte Schnittstelle oder Open Source-Projekte wie FastChat oder LibreChat. Aber keine dieser Alternativen bringt das gleiche Gesamtpaket aus Bedienkomfort, Modellvielfalt und Unternehmensfunktionen wie OpenWebUI.

Was testen wir als Nächstes?

Wir wollen noch mehr Tools und eigene Funktionen direkt in OpenWebUI einbinden – etwa serverbasierte Anwendungen oder neue Notizfunktionen. Das ermöglicht, Notizen direkt von der KI analysieren und zusammenfassen zu lassen. Die Kanäle-Funktion (gruppenbasierte Chats mit KI-Unterstützung) probieren wir gerade aus. Sie könnte die interne Zusammenarbeit auf ein neues Level heben.

Für uns ist OpenWebUI der zentrale Einstieg in produktive KI-Nutzung

OpenWebUI lässt uns als Team besser und gezielter mit KI arbeiten. Keine Wissenslücken, keine verschwundenen Chats, kein Lizenz-Wirrwarr. Wer Künstliche Intelligenz im Unternehmen wirklich strategisch einsetzen will, kommt um einen eigenen, zentralen KI-Hub nicht herum.