Einfache Zeiterfassung mit Odoo, n8n & Messenger Artikel

Wenn das Erfassen von Arbeitszeiten für dein Team eher zum Monatsend-Stress als zur Routine gehört, bist du nicht allein. Oft liegt es an Prozessen, die einfach nicht zum Alltag passen: Da sind separate Zeiterfassungstools, zusätzliche Logins und die ständige Frage, in welchem System die Daten nun eigentlich landen sollen. Am Ende wird zu viel geschätzt, zu wenig dokumentiert – und du jagst hinterher, damit alles passt.

Laut § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, ihren Mitarbeitenden ein System zur Verfügung zu stellen, in dem Arbeitszeiten eingetragen werden. Besonders relevant ist das für Überstunden und Arbeitszeiten am Wochenende. Das klingt erstmal wie eine große Herausforderung, aber die muss es gar nicht sein.

Wir standen vor genau dem gleichen Problem wie du gerade. Und wir hatten Ansprüche: Die Zeiterfassung sollte einfach sein, ohne Systemwechsel, ohne Übertragungsfehler und direkt dort erfolgen, wo die Arbeit sowieso dokumentiert wird – im Messenger. Wir wollten Zeiten unkompliziert im Odoo-ERP buchen, ohne dass jemand zwischen Programmen springen oder gar doppelt pflegen muss. Das spart bei uns Zeit. Zeit die wir als kleines Unternehmen wirklich besser nutzen können.

So greifen die Systeme ineinander

Unser Team kommuniziert in Mattermost, daher lag es nahe die Zeiterfassung einfach per Befehl im Chat zu ermöglichen. Mit dem einfachen Befehl "/time" startet jeder Mitarbeitende einen Dialog direkt dort, wo sowieso gearbeitet wird. Bei uns ist dieser Chatbot Mattermost, das Ganze funktioniert aber natürlich auch mit anderen Messengerdiensten.

Doch wie kommen die Projekte und Aufgaben automatisch in den Dialog? Hier spielt Odoo seine Stärken aus – das ERP bietet eine leistungsfähige API, über die Projekte, Aufgaben und bereits existierende Zeiten für jeden Nutzer abrufbar sind. Diese API ist das technische Rückgrat der Integration. Über sie greift n8n, unsere Automatisierungsplattform, auf alle relevanten Daten zu.

Damit der Workflow reibungslos klappt, haben wir ein User-Matching etabliert: Jeder Messenger-User wird eindeutig einem Odoo-User zugeordnet. Auf diese Weise wissen die Systeme immer genau, wessen Daten gerade bewegt werden. So landen die erfassten Zeiten garantiert auf dem richtigen Konto, ohne späteres Sortieren oder Nachfragen.

Custom Nodes in n8n

Die klassische n8n-Toolbox bringt schon viele Bausteine mit. Doch um wirklich komfortable Abfragen und die lückenlose Kommunikation mit Odoo zu ermöglichen, haben wir eigene, speziell angepasste Nodes entwickelt: Sie holen passende Projekte und Aufgaben über die Odoo-API, gleichen User-Daten ab und übernehmen die Zeiteintragungen nach erfolgreicher Prüfung direkt ins ERP. So vermeiden wir Medienbrüche und garantieren, dass jeder Schritt sauber dokumentiert wird. Alles im Hintergrund – für die Nutzer bleibt der Prozess maximal schlank.

Wie läuft die Zeiterfassung jetzt genau ab?

Im Mattermost-Chat tippt das Teammitglied einfach "/time" ein.
n8n öffnet einen Dialog mit automatisch geladenen Projekten und Aufgaben aus Odoo.
Die Person wählt den Eintrag, ergänzt die benötigte Zeit und Beschreibung und schickt ab.
Die Custom Nodes sorgen dafür, dass die Daten überprüft, korrekt zugeordnet und im Odoo-System gebucht werden.
Wer eigene Zeiten sehen will, nutzt den Befehl "/mytimes" – und bekommt sofort die Übersicht.

Zur Kontrolle und für die Abrechnung am Ende des Monats entsteht um Backend in Odoo eine simple Übersicht. Bei Fehler kann hier ganz einfach vom Admin korrigiert werden.

Vorteil für den Alltag

Die Vorteile zeigen sich sofort. Statt lästigem Springen zwischen verschiedenen Programmen läuft die Zeiterfassung bei uns jetzt einfach nebenbei. Niemand muss die Systeme doppelt nutzen oder sich neue Logins merken. Projekte und Aufgaben sind immer aktuell, die Daten landen direkt im richtigen Konto und der monatliche „Bitte Zeit erfassen!“-Reminder wird endlich obsolet.

Für uns war das kein Hexenwerk, sondern die konsequente Nutzung von Schnittstellen und Automatisierung. Der eigentlich komplexe Hintergrund der Automatisierung bleibt für das Team unsichtbar. Für unser Team ist es nur das Eintragen und Abschicken der Arbeitszeit. Einfacher geht's wirklich nicht. Der Aufwand ist minimal und die Zuverlässigkeit maximal.

Falls du vor ähnlichen Herausforderungen stehst und wissen möchtest, wie der Workflow technisch genau gelöst ist, melde dich gern bei uns. Wir stellen dir unsere n8n-Integration kostenlos bereit.