Zeiten direkt aus dem Messenger buchen Artikel

Wenn das Erfassen von Arbeitszeiten für dein Team eher zum Monatsend-Stress als zur Routine gehört, bist du nicht allein. Oft liegt es an Prozessen, die einfach nicht zum Alltag passen: Da sind separate Zeiterfassungstools, zusätzliche Logins und die ständige Frage, in welchem System die Daten nun eigentlich landen sollen. Am Ende wird zu viel geschätzt, zu wenig dokumentiert – und du jagst hinterher, damit alles passt.

Wir standen vor genau diesem Problem: Die Zeiterfassung sollte einfach sein, ohne Systemwechsel, ohne Übertragungsfehler und direkt dort erfolgen, wo die Arbeit sowieso dokumentiert wird – im Messenger. Das Ziel: Zeiten unkompliziert im Odoo-ERP buchen, ohne dass jemand zwischen Programmen springen oder gar doppelt pflegen muss.

So greifen die Systeme ineinander

Wir wollten, dass die Zeitbuchung direkt im Messenger funktioniert. Da unser Team in Mattermost kommuniziert, lag es nahe, Zeiterfassung einfach per Befehl im Chat zu ermöglichen. Mit einem einfachen /time startet jeder Mitarbeitende einen Dialog direkt dort, wo sowieso gearbeitet wird.

Doch wie kommen die Projekte und Aufgaben automatisch in den Dialog? Hier spielt Odoo seine Stärken aus – das ERP bietet eine leistungsfähige API, über die Projekte, Aufgaben und bereits existierende Zeiten für jeden Nutzer abrufbar sind. Diese API ist das technische Rückgrat der Integration. Über sie greift n8n, unsere Automatisierungsplattform, auf alle relevanten Daten zu.

Damit der Workflow reibungslos klappt, haben wir ein User-Matching etabliert: Jeder Messenger-User wird eindeutig einem Odoo-User zugeordnet. Auf diese Weise wissen die Systeme immer genau, wessen Daten gerade bewegt werden. So landen die erfassten Zeiten garantiert auf dem richtigen Konto, ohne späteres Sortieren oder Nachfragen.

Custom Nodes in n8n

Die klassische n8n-Toolbox bringt schon viele Bausteine mit. Doch um wirklich komfortable Abfragen und die lückenlose Kommunikation mit Odoo zu ermöglichen, haben wir eigene, speziell angepasste Nodes entwickelt: Sie holen passende Projekte und Aufgaben über die Odoo-API, gleichen User-Daten ab und übernehmen die Zeiteintragungen nach erfolgreicher Prüfung direkt ins ERP. So vermeiden wir Medienbrüche und garantieren, dass jeder Schritt sauber dokumentiert wird. Alles im Hintergrund – für die Nutzer bleibt der Prozess maximal schlank.

Wie läuft die Zeiterfassung jetzt ab?

Im Mattermost-Chat tippt das Teammitglied einfach /time ein.
n8n öffnet einen Dialog mit automatisch geladenen Projekten und Aufgaben aus Odoo.
Die Person wählt den Eintrag, ergänzt die benötigte Zeit und Beschreibung und schickt ab.
Die Custom Nodes sorgen dafür, dass die Daten überprüft, korrekt zugeordnet und im Odoo-System gebucht werden.
Wer eigene Zeiten sehen will, nutzt /mytimes – und bekommt sofort die Übersicht.

Vorteil für den Alltag

Die Vorteile zeigen sich sofort. Statt lästigem Springen zwischen verschiedenen Programmen läuft die Zeiterfassung jetzt genau dort ab, wo der Arbeitsalltag sowieso schon stattfindet. Niemand muss die Systeme doppelt nutzen oder sich neue Logins merken. Projekte und Aufgaben sind immer aktuell, die Daten landen direkt im richtigen Konto und der monatliche „Bitte Zeit erfassen!“-Reminder wird endlich obsolet.

Für uns war das kein Hexenwerk, sondern die konsequente Nutzung von Schnittstellen und Automatisierung. Der eigentlich komplexe Hintergrund bleibt für das Team unsichtbar – für das Ergebnis zählt, dass der Aufwand minimal und die Zuverlässigkeit maximal ist.

Falls du vor ähnlichen Herausforderungen stehst und wissen möchtest, wie der Workflow technisch genau gelöst ist, melde dich gern. Wir stellen unsere n8n-Integration kostenlos bereit.